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Circuit du document

circuit des documentsQue faisons-nous lorsque la Médiathèque est fermée au public ?

 

1. Suggestions d’acquisition

La Médiathèque est à l’écoute de vos demandes. N’hésitez pas à nous suggérer l’achat de documents. Le personnel étudiera toutes les propositions, en respectant la politique d’acquisition définie dans la Charte documentaire.

 

 

2. Choix des documents

La Médiathèque souhaite à la fois suivre de près l’actualité éditoriale et culturelle (acquisitions courantes) et renforcer ses différents fonds (acquisitions rétrospectives).
Pour ce faire, le personnel a recours à divers outils et pratiques : presse et sites web spécialisés, visites de librairies, sélections dans les catalogues des fournisseurs agréés (obligatoire pour les DVD), conseils entre professionnels, suggestions du public, etc.

 

 

3. Commandecircuit-doc1

Pour les acquisitions, la Médiathèque est soumise aux procédures comptables publiques. Des devis sont d’abord établis, puis, après validation des élus, les commandes sont envoyées au fournisseur pour traitement.

 

 

4. Réception et vérification des commandes

Chaque livraison fait l’objet d’une vérification (pointage) afin de s’assurer que la marchandise livrée correspond à la commande, que les documents sont tous en bon état, etc. Si tout est en ordre, la Médiathèque peut payer le fournisseur.

 

 

5. Traitement informatisé des documents

Cette étape permet l’élaboration du catalogue de la Médiathèque. Le catalogue est une base de données regroupant toutes les notices (sorte de cartes d’identité) de tous les documents.

 

Indexationcircuit du doc

Il s’agit de décrire intellectuellement le contenu du document. On choisit des mots clés (normalisés, appartenant à un thésaurus) et/ou une combinaison de chiffres (indice) traduisant la thématique traitée dans le document. Cette étape permet à l’utilisateur de rechercher des documents par sujet, et aux professionnels de regrouper les documents par thématique.

Catalogage

Le catalogage est une description bibliographique. Soit on importe des notices à partir de bases nationales comme Electre ou la Bibliothèque nationale de France. Soit on saisit informatiquement, de façon normalisée, les informations figurant sur le document et permettant de l’identifier : auteur, titre, édition, description matérielle, etc. Puis on procède à l’exemplarisation : on attribue un numéro d’exemplaire enregistré informatiquement dans une étiquette à puce (encodage).

Cotation

La cote est la plaque d’immatriculation du document. C’est un ensemble de lettres et/ou de chiffres permettant de classer le document en rayon et de pouvoir le retrouver.

 

 

6. Équipement des documentscircuit du doc

Avant de diffuser les documents, il convient de :

  • les consolider ou les protéger
  • les équiper d’un antivol
  • leur apposer un tampon portant le nom de l’établissement et de la collectivité (estampillage). Pour certains supports, tels que les DVD ou les CD, on colle une étiquette portant les mêmes mentions
  • leur coller l’étiquette portant la cote

 

7. Mise en rayon des documents

Une fois toutes ces opérations de préparation accomplies, le document peut être classé suivant la cote. Les nouveautés sont provisoirement disposées sur un présentoir afin d’être mises en valeur.